No: Ist-                                                                                                 Tanggal. 24 Juli 2025

Perihal  : Proposal & Dokumentasi Kegiatan Family Gathring.              Kepada Yth,

Lamp    : Satu Dokumen Proposal Kegiatan                                            Pimpinan PT. PRIME

C/q. Bapak Fadli Konsultan

Direksi EO.PT. PRIME

Di-tempat.

Dengan hormat,

Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya, sehingga Proposal Dokumentasi Perencanaan, Persiapan, Pelaksanaan, dan Pelaporan Manajemen Kegiatan Family Gathering ini dapat tersusun dengan baik. Dokumen ini merupakan hasil kolaborasi dan kerja keras tim panitia dalam upaya menyelenggarakan sebuah acara yang tak hanya meriah, tetapi juga bermakna bagi seluruh anggota keluarga.

Family Gathering adalah momen istimewa yang kami harapkan dapat menjadi wadah untuk memperkuat ikatan kekeluargaan, menciptakan suasana kebersamaan yang hangat, serta membangun kenangan indah yang akan selalu dikenang. Melalui kegiatan ini, kami berupaya melampaui sekadar pertemuan biasa, menjadikannya sarana untuk saling mengenal lebih dekat, berbagi cerita, dan melepas penat dari rutinitas harian.

Dokumentasi ini dirancang untuk memberikan gambaran lengkap dan transparan mengenai setiap tahapan yang telah dilalui dalam mengelola Family Gathering. Kami merinci proses perencanaan yang matang, persiapan yang teliti, pelaksanaan yang dinamis, hingga pelaporan dan analisis pasca-acara. Setiap detail, mulai dari penyusunan anggaran, pemilihan lokasi di Kendari, hingga evaluasi keberhasilan, kami sajikan agar dapat menjadi pembelajaran dan referensi berharga.

Semoga laporan ini tidak hanya menjadi catatan administratif, melainkan juga inspirasi bagi kegiatan serupa di masa depan, mendorong terciptanya Family Gathering yang semakin baik, terarah, dan memberikan dampak positif yang berkelanjutan bagi harmoni keluarga kita.

 

Pendahuluan

Proposal dan Dokumentasi ini disusun sebagai laporan komprehensif mengenai perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan manajemen kegiatan Family Gathering yang telah sukses diselenggarakan. Acara Family Gathering merupakan inisiatif penting yang bertujuan untuk mempererat tali silaturahmi, menumbuhkan rasa kebersamaan, dan menciptakan kenangan indah di antara seluruh anggota keluarga.

Dalam laporan ini, kami akan merinci setiap tahapan manajemen kegiatan secara sistematis. Dimulai dari perencanaan strategis yang meliputi penetapan tujuan, target peserta, waktu, lokasi, dan anggaran; dilanjutkan dengan fase persiapan yang mencakup koordinasi logistik dan tim; kemudian penjabaran detail pelaksanaan acara di lapangan; hingga pelaporan dan evaluasi pasca-kegiatan.

Bagian integral dari dokumentasi ini adalah analisis mendalam yang menggunakan pendekatan SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) serta analisis risiko. Analisis ini diharapkan dapat memberikan wawasan berharga mengenai efektivitas manajemen yang diterapkan, mengidentifikasi faktor-faktor keberhasilan, serta memberikan pelajaran penting untuk perbaikan dan pengembangan Family Gathering di masa mendatang.

Kami berharap dokumentasi ini dapat menjadi referensi dan panduan yang solid bagi penyelenggaraan acara serupa di kemudian hari, memastikan setiap kegiatan kebersamaan keluarga dapat berjalan lebih terstruktur, efisien, dan memberikan dampak positif yang maksimal.

 

Daftar Isi

• Kata Pengantar
• Pendahuluan

I. Perencanaan Kegiatan (Planning)

A. Tujuan Kegiatan

B. Target Peserta

C. Waktu dan Durasi

D. Lokasi Pilihan (Kendari)

    1.  Opsi Lokasi A (Estimasi Biaya)

    2.  Opsi Lokasi B (Estimasi Biaya)

    3.  Opsi Lokasi C (Estimasi Biaya)

E. Anggaran (Budgeting)

    1.  Rincian Anggaran (20 Orang)

    2.  Rincian Anggaran (30 Orang)

    3.  Rincian Anggaran (50 Orang)

    4.  Rincian Anggaran (100 Orang)

    5.  Asumsi Biaya per Komponen (hasil survei Kendari 2025)

F. Susunan Acara (Rundown)

G. Pembentukan Panitia

II. Persiapan Kegiatan (Preparation)

A. Survei dan Konfirmasi Lokasi

B. Pengadaan Perlengkapan dan Logistik

    1.  Konsumsi

    2.  Perlengkapan Acara dan Games

    3.  Peralatan Medis (P3K)

C. Penyebaran Informasi dan Proses Registrasi Peserta

D. Briefing dan Koordinasi Panitia

E. Persiapan Konten Acara (Games, Hiburan, dll.)

III. Pelaksanaan Kegiatan (Execution)

A. Proses Kedatangan dan Registrasi Peserta

B. Pembukaan Acara

C. Pelaksanaan Acara Sesuai Rundown

D. Pengawasan dan Koordinasi Lapangan

E. Sesi Istirahat dan Konsumsi

F. Penutupan Acara

IV. Pelaporan dan Evaluasi (Reporting)

A. Pengumpulan Data dan Dokumentasi

    1.  Data Partisipasi

    2.  Dokumentasi Foto dan Video

B. Laporan Keuangan

C. Evaluasi Kegiatan

D. Laporan Pertanggungjawaban Acara

E. Ucapan Terima Kasih Pasca-Acara

V. Analisis Kegiatan

A. Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)

B. Analisis Risiko dan Mitigasinya

C. Analisis Keberhasilan (Indikator Kuantitatif dan Kualitatif)

• Penutup

 

 

 

 

Perencanaan, Persiapan, Pelaksanaan, dan Pelaporan Manajemen Kegiatan Family Gathering Beserta Analisisnya

Family Gathering adalah acara penting untuk mempererat silaturahmi dan meningkatkan kebersamaan. Perencanaan yang matang sangat krusial untuk kesuksesan acara ini.

I. Perencanaan (Planning)

Tahap perencanaan adalah fondasi utama yang akan menentukan arah seluruh kegiatan.

A. Tujuan Kegiatan

• Tujuan Utama: Mempererat tali persaudaraan dan kebersamaan antar anggota keluarga.
• Tujuan Sekunder:
• Menciptakan suasana santai dan menyenangkan bagi semua usia.
• Mengenalkan anggota keluarga baru (jika ada).
• Mengurangi kejenuhan dari rutinitas harian.
• Membangun kenangan indah bersama.

B. Target Peserta

• Seluruh anggota keluarga inti dan keluarga besar, termasuk anak-anak dan lansia.
• Estimasi jumlah peserta (misalnya: 50-70 orang).

C. Waktu dan Durasi

• Waktu: Pilih tanggal yang strategis (misalnya: akhir pekan atau hari libur nasional) yang memungkinkan partisipasi maksimal.
• Durasi: Satu hari penuh (misalnya: pukul 08.00 - 17.00) atau disesuaikan dengan kebutuhan (misalnya: menginap jika lokasinya jauh).

D. Lokasi

• Pertimbangkan lokasi yang mudah dijangkau, memiliki fasilitas memadai (toilet, area makan, area bermain), dan sesuai dengan anggaran. Contoh:
• Taman rekreasi.
• Resort atau villa dengan area outdoor.
• Area camping (jika sesuai minat keluarga).
• Pusat rekreasi keluarga.

E. Anggaran (Budgeting)

• Buat rincian anggaran yang detail, meliputi:
• Sewa lokasi/fasilitas.
• Konsumsi (sarapan, makan siang, snack, minuman).
• Transportasi (jika diperlukan).
• Perlengkapan acara (dekorasi, sound system, props games).
• Games dan hadiah.
• Dokumentasi (fotografer/videografer).
• Biaya tak terduga (cadangan 10-15% dari total anggaran).
• Sumber Dana: Iuran anggota keluarga, donasi, atau kombinasi keduanya.

F. Susunan Acara (Rundown)

• Buat rundown acara yang terperinci dari awal hingga akhir, termasuk alokasi waktu untuk setiap sesi. Contoh:
• Registrasi dan sarapan.
• Kata sambutan.
• Ice breaking.
• Games dan aktivitas kelompok.
• Makan siang.
• Sesi bebas/aktivitas santai.
• Pembagian hadiah dan penutup.

G. Pembentukan Panitia

• Bentuk panitia kecil dengan pembagian tugas yang jelas:
• Koordinator Umum: Bertanggung jawab atas keseluruhan acara.
• Seksi Acara: Mengurus rundown, games, dan hiburan.
• Seksi Perlengkapan: Mengurus semua kebutuhan logistik.
• Seksi Konsumsi: Mengurus makanan dan minuman.
• Seksi Dokumentasi: Mengambil foto dan video.
• Seksi Kesehatan & Keamanan: Menyediakan P3K dan memastikan keamanan.
• Seksi Humas & Registrasi: Mengurus undangan dan pendaftaran peserta.

II. Persiapan (Preparation)

Setelah perencanaan matang, saatnya merealisasikannya dalam bentuk persiapan.

A. Survey Lokasi

• Kunjungi lokasi yang sudah dipilih untuk memastikan kesesuaian fasilitas dan kenyamanan.
• Koordinasi dengan pihak pengelola lokasi.

B. Pengadaan Perlengkapan

• Konsumsi: Pesan catering atau siapkan bahan makanan jika masak sendiri.
• Perlengkapan Acara: Siapkan sound system, proyektor (jika ada presentasi), dekorasi, alat games, dan hadiah.
• Peralatan Medis: Sediakan kotak P3K dan pastikan ada anggota keluarga yang paham pertolongan pertama.

C. Penyebaran Informasi dan Registrasi

• Buat dan sebarkan undangan (digital atau cetak) yang berisi detail acara (tanggal, waktu, lokasi, dress code).
• Gunakan formulir registrasi online (misalnya: Google Form) untuk mendata peserta dan mempermudah estimasi jumlah konsumsi dan hadiah.
• Informasikan batas waktu pendaftaran dan pembayaran (jika ada iuran).

D. Briefing Panitia

• Lakukan pertemuan dengan seluruh panitia untuk briefing final.
• Jelaskan peran dan tanggung jawab masing-masing, rundown acara, serta antisipasi masalah yang mungkin timbul.

E. Persiapan Konten Acara

• Susun detail games dan aktivitas, termasuk aturan main dan hadiahnya.
• Siapkan musik pengiring dan playlist.
• Siapkan materi sambutan atau presentasi (jika ada).

III. Pelaksanaan (Execution)

Tahap ini adalah implementasi dari semua perencanaan dan persiapan.

A. Kedatangan dan Registrasi Peserta

• Sambut peserta dengan ramah.
• Lakukan proses registrasi ulang, berikan name tag atau tanda pengenal lainnya.
• Arahkan peserta ke area yang telah ditentukan.

B. Pembukaan

• Sambut peserta secara resmi.
• Sampaikan tujuan acara dan ucapan terima kasih atas kehadiran.

C. Pelaksanaan Acara Sesuai Rundown

• Pastikan acara berjalan sesuai rundown yang telah disusun.
• Berikan instruksi yang jelas untuk setiap games atau aktivitas.
• Libatkan semua peserta dari berbagai usia.
• Fleksibel terhadap perubahan kecil jika diperlukan, namun tetap berusaha mengikuti jadwal.

D. Pengawasan dan Koordinasi

• Panitia harus selalu berkoordinasi dan berkomunikasi secara aktif.
• Pantau jalannya acara, pastikan semua berjalan lancar, dan antisipasi masalah.
• Seksi kesehatan dan keamanan siap siaga jika ada insiden.
• Seksi dokumentasi aktif mengabadikan momen.

E. Sesi Istirahat dan Konsumsi

• Pastikan waktu makan dan snack diatur dengan baik.
• Pastikan ketersediaan air minum yang cukup.

F. Penutup

• Sampaikan ucapan terima kasih dari panitia.
• Bagikan hadiah kepada pemenang games.
• Minta feedback singkat dari peserta (jika memungkinkan).
• Lakukan foto bersama.

IV. Pelaporan (Reporting)

Tahap pelaporan adalah evaluasi keseluruhan kegiatan dan dokumentasi.

A. Pengumpulan Data dan Dokumentasi

• Kumpulkan semua foto dan video.
• Kumpulkan data partisipasi peserta.
• Catat semua pengeluaran dan pemasukan.

B. Evaluasi Kegiatan

• Lakukan pertemuan evaluasi dengan panitia setelah acara selesai.
• Bahas apa yang berjalan dengan baik (strengths) dan apa yang perlu diperbaiki (weaknesses) di acara selanjutnya.
• Identifikasi kendala yang terjadi dan bagaimana cara mengatasinya.

C. Laporan Keuangan

• Buat laporan keuangan yang transparan dan rinci, mencakup semua pemasukan dan pengeluaran.
• Sampaikan laporan ini kepada seluruh anggota keluarga atau perwakilan.

D. Laporan Pertanggungjawaban Acara

• Susun laporan singkat tentang pelaksanaan acara, termasuk:
• Ringkasan kegiatan.
• Jumlah peserta.
• Sorotan acara.
• Feedback dari peserta (jika ada).
• Dokumentasi foto dan video.
• Bagikan laporan ini kepada seluruh anggota keluarga (misalnya: melalui grup chat atau email).

E. Ucapan Terima Kasih Pasca-Acara

• Kirim ucapan terima kasih kepada seluruh panitia, peserta, dan pihak-pihak yang telah membantu suksesnya acara.

Analisis Manajemen Kegiatan Family Gathering

A. Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)

• Strengths (Kekuatan):
• Keterlibatan Keluarga: Tingkat partisipasi dan dukungan dari anggota keluarga biasanya tinggi karena rasa kepemilikan acara.
• Tujuan Jelas: Mempererat silaturahmi adalah tujuan universal yang mudah dipahami dan disetujui semua anggota.
• Fleksibilitas: Acara dapat disesuaikan dengan anggaran dan preferensi keluarga.
• Potensi Kenangan Indah: Momen kebersamaan menciptakan kenangan positif.
• Weaknesses (Kelemahan):
• Keterbatasan Sumber Daya: Anggaran mungkin terbatas, dan panitia mungkin berasal dari kalangan amatir.
• Koordinasi: Sulit mengkoordinasikan banyak individu dengan berbagai pendapat dan kesibukan.
• Variasi Usia: Kesulitan dalam merancang aktivitas yang menarik untuk semua rentang usia (anak-anak hingga lansia).
• Cuaca: Cuaca buruk dapat menjadi kendala serius jika acara diadakan outdoor.
• Opportunities (Peluang):
• Pengembangan Bakat: Kesempatan bagi anggota keluarga untuk menunjukkan bakat atau keterampilan mereka (misalnya: MC, koki, fotografer).
• Jaringan: Memperluas jaringan antar anggota keluarga yang mungkin jarang bertemu.
• Promosi Tradisi: Sarana untuk melestarikan tradisi atau kebiasaan keluarga.
• Sponsorship Internal: Potensi donasi atau bantuan dari anggota keluarga yang memiliki bisnis atau sumber daya.
• Threats (Ancaman):
• Konflik Internal: Perbedaan pendapat dalam perencanaan atau pelaksanaan dapat menimbulkan friksi.
• Partisipasi Rendah: Kurangnya minat atau konflik jadwal dari anggota keluarga dapat menyebabkan jumlah peserta di bawah target.
• Insiden Tidak Terduga: Kecelakaan kecil, sakit, atau masalah teknis dapat mengganggu jalannya acara.
• Pandemi/Bencana Alam: Kejadian di luar kendali yang dapat memaksa pembatalan atau penundaan acara.

B. Analisis Risiko

• Risiko Keuangan:
• Defisit Anggaran: Estimasi yang kurang tepat atau pengeluaran tak terduga.
• Mitigasi: Alokasikan dana cadangan, lakukan negosiasi harga, dan pantau pengeluaran secara berkala.
• Risiko Operasional:
• Keterlambatan Jadwal: Kurangnya disiplin waktu dari peserta atau panitia.
• Mitigasi: Komunikasi rundown yang jelas, briefing panitia yang intensif, dan peran MC yang tegas.
• Kegagalan Teknis: Sound system rusak, listrik mati, dll.
• Mitigasi: Siapkan cadangan, lakukan tes peralatan sebelum acara, dan miliki kontak teknisi darurat.
• Cuaca Buruk: Hujan lebat atau panas menyengat.
• Mitigasi: Siapkan rencana cadangan (lokasi indoor), informasikan peserta untuk membawa perlengkapan pelindung cuaca.
• Risiko Partisipasi:
• Jumlah Peserta Kurang: Undangan tidak tersebar efektif atau minat rendah.
• Mitigasi: Promosi yang gencar, lakukan follow-up personal, dan sesuaikan program agar menarik semua kalangan.
• Risiko Kesehatan & Keamanan:
• Kecelakaan atau Cidera: Terutama saat games atau aktivitas fisik.
• Mitigasi: Siapkan P3K, pastikan area aman, dan beri instruksi games yang jelas.
• Kehilangan Barang: Barang pribadi peserta atau panitia.
• Mitigasi: Imbau peserta untuk menjaga barang bawaan, sediakan area penitipan (jika memungkinkan), dan panitia melakukan pengawasan.

C. Analisis Keberhasilan

• Indikator Kuantitatif:
• Jumlah peserta yang hadir (sesuai target atau melebihi).
• Anggaran yang terealisasi (tidak melebihi atau bahkan di bawah).
• Persentase games yang berhasil dilaksanakan.
• Indikator Kualitatif:
• Tingkat kepuasan peserta (melalui observasi langsung, feedback lisan/tertulis).
• Suasana kebersamaan dan keceriaan yang tercipta.
• Meningkatnya interaksi antar anggota keluarga.
• Feedback positif dari anggota keluarga.
• Terciptanya kenangan dan foto/video yang berkesan.

Dengan perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan yang sistematis, serta analisis yang mendalam, diharapkan kegiatan Family Gathering dapat berjalan sukses dan mencapai tujuannya untuk mempererat tali silaturahmi keluarga.

 

 

Estimasi Anggaran Kegiatan Family Gathering Berdasarkan Jumlah Peserta

Kita akan mengasumsikan beberapa skenario umum untuk Family Gathering di Kendari, yaitu: acara satu hari penuh (misalnya, pukul 08.00 - 17.00) di lokasi rekreasi dengan konsumsi tiga kali (sarapan, makan siang, snack), games, dan dokumentasi sederhana.

Asumsi Biaya per Orang (Estimasi Rata-rata)

Sebelum merinci total anggaran, mari kita tentukan perkiraan biaya per orang untuk komponen utama. Ini adalah angka asumsi yang bisa disesuaikan:

• Sewa Lokasi/Tiket Masuk: Rp 50.000 - Rp 100.000 per orang (tergantung fasilitas dan popularitas lokasi seperti Pantai Nambo, Kebun Raya Kendari, atau area resort di pinggir kota).
• Konsumsi (Sarapan, Makan Siang, Snack): Rp 75.000 - Rp 150.000 per orang (tergantung pilihan katering, menu, dan jenis makanan).
• Biaya Aktivitas/Games (Hadiah & Props): Rp 20.000 - Rp 40.000 per orang (untuk hadiah sederhana, alat games, dll.).
• Dokumentasi (Fotografer/Videografer): Biaya ini cenderung tetap untuk 1 hari, sekitar Rp 1.000.000 - Rp 2.500.000 per event. Kita bisa membaginya per orang untuk estimasi ini.
• Biaya Perlengkapan Lain-lain (Sound System, Dekorasi Sederhana, P3K, Name Tag, dll.): Rp 10.000 - Rp 20.000 per orang.
• Biaya Tak Terduga (10% dari total): Penting untuk mengantisipasi hal-hal tak terduga.

Mari kita ambil nilai tengah untuk perhitungan awal:

• Sewa Lokasi: Rp 75.000
• Konsumsi: Rp 100.000
• Aktivitas/Games: Rp 30.000
• Dokumentasi (asumsi Rp 1.500.000 dibagi jumlah orang): Ini akan bervariasi, jadi kita akan hitung terpisah di total.
• Perlengkapan Lain-lain: Rp 15.000

Total Estimasi Biaya Variabel per Orang: Rp 75.000 + Rp 100.000 + Rp 30.000 + Rp 15.000 = Rp 220.000 per orang.

Rincian Anggaran Berdasarkan Jumlah Peserta

1. Estimasi Anggaran untuk 20 Orang

• Biaya Variabel (20 orang x Rp 220.000): Rp 4.400.000
• Biaya Tetap (Dokumentasi): Rp 1.500.000 (fotografer 1 hari)
• Subtotal: Rp 5.900.000
• Biaya Tak Terduga (10% dari Subtotal): Rp 590.000

• ---

• TOTAL ESTIMASI ANGGARAN (20 Orang): Rp 6.490.000

2. Estimasi Anggaran untuk 30 Orang

• Biaya Variabel (30 orang x Rp 220.000): Rp 6.600.000
• Biaya Tetap (Dokumentasi): Rp 1.500.000
• Subtotal: Rp 8.100.000
• Biaya Tak Terduga (10% dari Subtotal): Rp 810.000

• ---

• TOTAL ESTIMASI ANGGARAN (30 Orang): Rp 8.910.000

3. Estimasi Anggaran untuk 50 Orang

• Biaya Variabel (50 orang x Rp 220.000): Rp 11.000.000
• Biaya Tetap (Dokumentasi): Rp 1.500.000 (bisa meningkat sedikit jika butuh 2 fotografer untuk area luas, namun kita pakai asumsi 1 fotografer dulu)
• Subtotal: Rp 12.500.000
• Biaya Tak Terduga (10% dari Subtotal): Rp 1.250.000

• ---

• TOTAL ESTIMASI ANGGARAN (50 Orang): Rp 13.750.000

4. Estimasi Anggaran untuk 100 Orang

• Biaya Variabel (100 orang x Rp 220.000): Rp 22.000.000
• Biaya Tetap (Dokumentasi): Rp 2.000.000 - Rp 2.500.000 (kemungkinan butuh 2 fotografer/videografer karena jumlah peserta banyak). Kita ambil Rp 2.000.000.
• Subtotal: Rp 24.000.000
• Biaya Tak Terduga (10% dari Subtotal): Rp 2.400.000

• ---

• TOTAL ESTIMASI ANGGARAN (100 Orang): Rp 26.400.000

Ringkasan Estimasi Anggaran

Jumlah Peserta	Biaya Variabel	Biaya Tetap (Dokumentasi)	Subtotal	Biaya Tak Terduga (10%)	Total Estimasi Anggaran
20 Orang	Rp 4.400.000	Rp 1.500.000	Rp 5.900.000	Rp 590.000	Rp 6.490.000
30 Orang	Rp 6.600.000	Rp 1.500.000	Rp 8.100.000	Rp 810.000	Rp 8.910.000
50 Orang	Rp 11.000.000	Rp 1.500.000	Rp 12.500.000	Rp 1.250.000	Rp 13.750.000
100 Orang	Rp 22.000.000	Rp 2.000.000	Rp 24.000.000	Rp 2.400.000	Rp 26.400.000

Ekspor ke Spreadsheet

Analisis Anggaran

• Skala Ekonomi: Semakin banyak jumlah peserta, biaya per orang untuk komponen tetap (seperti dokumentasi atau sewa sound system) akan menjadi lebih kecil, sehingga biaya total per orang bisa sedikit lebih efisien. Namun, biaya variabel per orang akan tetap sama.
• Fleksibilitas: Anggaran ini dapat disesuaikan. Anda bisa menekan biaya dengan:
• Konsumsi: Memasak sendiri beberapa hidangan atau memilih katering yang lebih sederhana.
• Lokasi: Memilih lokasi gratis atau yang lebih terjangkau (misalnya, taman kota jika diizinkan).
• Aktivitas: Mengurangi hadiah atau membuat games yang tidak memerlukan banyak properti.
• Dokumentasi: Meminta anggota keluarga yang hobi fotografi untuk mendokumentasikan acara secara sukarela.
• Variabel Penentu: Faktor terbesar yang akan memengaruhi anggaran adalah pilihan lokasi dan standar konsumsi. Lokasi premium dengan fasilitas lengkap tentu akan lebih mahal.
• Iuran Keluarga: Setelah anggaran didapatkan, Anda bisa menentukan besaran iuran per kepala keluarga atau per anggota yang akan dibebankan untuk menutupi biaya ini. Misalnya, untuk 50 orang dengan total anggaran Rp 13.750.000, jika iuran per orang adalah Rp 275.000.

Penting untuk melakukan survei harga lokal di Kendari (untuk katering, sewa lokasi, dll.) agar estimasi ini lebih akurat dan sesuai dengan kondisi pasar saat ini.

 

Survei Harga Lokal di Kendari (Estimasi 2025) untuk Family Gathering

Berikut adalah perkiraan biaya per komponen, dengan mempertimbangkan informasi dari hasil pencarian:

A. Sewa Lokasi / Tiket Masuk

Kendari memiliki beberapa pilihan lokasi yang cocok untuk family gathering, dari tempat wisata alam hingga waterpark atau hotel dengan fasilitas outdoor.

1. Tempat Wisata Alam (Low Cost):
• Pantai Nambo: Tiket masuk sekitar Rp 11.000 - Rp 20.000 per orang (berdasarkan info 2025, mungkin ada kenaikan sedikit). Parkir mobil Rp 20.000, motor Rp 5.000. Biasanya perlu sewa tenda atau membawa tikar sendiri.
• Kebun Raya Kendari: Tiket masuk mulai dari Rp 10.000 per orang. Fasilitas dasar ada. Cocok untuk piknik dan games outdoor.
• Pantai Toronipa (Konawe, dekat Kendari): Jika di luar Kota Kendari sedikit, tiket masuk sekitar Rp 10.000 per orang + biaya menyeberang ke Pulau Bokori (Rp 20.000).
• Alya 47 Resort (Kopap Villa): Tiket masuk Rp 15.000 per orang. Sewa gazebo seharian Rp 150.000. Sewa vila per malam Rp 2 juta.
2. Waterpark (Medium to High Cost, sudah termasuk aktivitas air):
• CitraLand Waterpark Kendari: Tiket masuk Rp 35.000 (weekday) - Rp 50.000 (weekend/hari libur) per orang. Sudah ada fasilitas toilet, kamar ganti, dan wahana air.
• Mantara Waterpark Kendari: Harga tiket Rp 50.000 per tiket (saat libur Lebaran 2025). Sewa gazebo Rp 50.000 - Rp 100.000.
3. Hotel dengan Fasilitas Outdoor/Meeting Package (Medium to High Cost, sudah termasuk konsumsi):
• Berdasarkan pencarian, banyak hotel menawarkan paket meeting yang bisa diadaptasi untuk gathering. Paket Fullday Meeting atau One Day Meeting biasanya termasuk 1-2x coffee break dan 1x makan siang/malam.
• Hotel Fortune Kendari: Paket Fullday Meeting sekitar Rp 250.000 - Rp 450.000 per orang.
• Kubra Hotel Kendari: Paket Full Day Meeting sekitar Rp 250.000 - Rp 300.000 per orang.
• Grand Putri Wisata Hotel: Paket Full Day Meeting sekitar Rp 275.000 - Rp 365.000 per orang.
• Analisis: Jika memilih hotel, biaya sewa lokasi dan konsumsi (sarapan/makan siang) bisa jadi satu paket. Ini lebih praktis tetapi mungkin membatasi jenis aktivitas outdoor.

Kesimpulan untuk Sewa Lokasi/Tiket:

• Pilihan Hemat: Rp 10.000 - Rp 20.000 per orang (tempat wisata alam, belum termasuk sewa gazebo/area).
• Pilihan Menengah: Rp 35.000 - Rp 50.000 per orang (waterpark, sudah termasuk fasilitas air).
• Pilihan Mewah/Praktis: Rp 250.000 - Rp 450.000 per orang (hotel dengan paket fullday, sudah termasuk makan).

B. Konsumsi (Catering)

Untuk family gathering yang tidak memilih paket hotel, catering menjadi opsi utama. Harga catering di Kendari bervariasi tergantung menu dan penyedia.

• Estimasi Katering (prasmanan, 1x makan siang, 2x snack/minuman):
• Menu Sederhana (nasi, ayam/ikan, sayur, kerupuk, air mineral, 2x snack): Rp 35.000 - Rp 60.000 per porsi.
• Menu Standar (pilihan lauk lebih bervariasi, buah, puding, minuman, 2x snack): Rp 65.000 - Rp 90.000 per porsi.
• Menu Premium/Tambahan (BBQ, aneka stall, dessert): Di atas Rp 90.000 per porsi.

Asumsi untuk perhitungan: Kita akan gunakan estimasi Rp 75.000 per orang untuk konsumsi standar (sarapan ringan, makan siang, snack sore), karena gathering satu hari penuh.

C. Biaya Aktivitas/Games (Hadiah & Props)

• Ini sangat fleksibel. Untuk games sederhana yang mengandalkan kekompakan dan kelucuan, biayanya tidak terlalu besar.
• Hadiah: Rp 50.000 - Rp 100.000 per hadiah (misalnya 5-10 hadiah).
• Props Games: Rp 50.000 - Rp 200.000 (tali tambang, balon, spidol, kertas, dll.).
• Total Estimasi: Rp 300.000 - Rp 1.000.000 per acara, tidak terlalu tergantung jumlah orang.

D. Dokumentasi (Fotografer/Videografer)

• Harga sewa fotografer/videografer per hari di Kendari bisa bervariasi.
• Paket Standar (1 fotografer, hasil foto editing, durasi 6-8 jam): Rp 1.000.000 - Rp 2.500.000.
• Paket Lengkap (1 fotografer + 1 videografer, video highlight): Rp 2.500.000 - Rp 4.000.000.

Asumsi untuk perhitungan: Kita akan gunakan Rp 1.500.000 untuk 1 fotografer dan Rp 2.500.000 untuk 2 fotografer/videografer jika peserta sangat banyak.

E. Perlengkapan Lain-lain (Sound System, Dekorasi, P3K, Name Tag, dll.)

• Sewa Sound System Portable (jika tidak include venue): Rp 300.000 - Rp 700.000 per hari.
• Dekorasi Sederhana (balon, banner): Rp 200.000 - Rp 500.000.
• P3K & Obat-obatan dasar: Rp 100.000 - Rp 200.000.
• Name Tag/Tanda Pengenal: Rp 5.000 - Rp 10.000 per orang (jika custom).
• Total Estimasi: Rp 1.000.000 - Rp 2.000.000 (tergantung kebutuhan).

Asumsi untuk perhitungan: Kita ambil rata-rata Rp 1.500.000 untuk kebutuhan ini.

Perhitungan Ulang Estimasi Anggaran (Berdasarkan Survei Lokal)

Kita akan gunakan skenario "Pilihan Menengah" untuk lokasi (misalnya waterpark atau area outdoor dengan biaya masuk) dan catering standar.

Biaya Variabel per Orang:

• Tiket Masuk Lokasi: Rp 50.000 (contoh Citraland Waterpark)
• Konsumsi (Katering): Rp 75.000
• Subtotal Biaya Variabel per Orang = Rp 125.000

Biaya Tetap (per event, tidak tergantung jumlah orang):

• Biaya Aktivitas/Games (hadiah & props): Rp 700.000
• Dokumentasi (1 Fotografer): Rp 1.500.000
• Perlengkapan Lain-lain (Sound System, Dekorasi, P3K, Name Tag): Rp 1.500.000
• Total Biaya Tetap = Rp 3.700.000

1. Estimasi Anggaran untuk 20 Orang

• Biaya Variabel (20 orang x Rp 125.000): Rp 2.500.000
• Biaya Tetap: Rp 3.700.000
• Subtotal: Rp 6.200.000
• Biaya Tak Terduga (10% dari Subtotal): Rp 620.000

• ---

• TOTAL ESTIMASI ANGGARAN (20 Orang): Rp 6.820.000

2. Estimasi Anggaran untuk 30 Orang

• Biaya Variabel (30 orang x Rp 125.000): Rp 3.750.000
• Biaya Tetap: Rp 3.700.000
• Subtotal: Rp 7.450.000
• Biaya Tak Terduga (10% dari Subtotal): Rp 745.000

• ---

• TOTAL ESTIMASI ANGGARAN (30 Orang): Rp 8.195.000

3. Estimasi Anggaran untuk 50 Orang

• Biaya Variabel (50 orang x Rp 125.000): Rp 6.250.000
• Biaya Tetap: Rp 3.700.000
• Subtotal: Rp 9.950.000
• Biaya Tak Terduga (10% dari Subtotal): Rp 995.000

• ---

• TOTAL ESTIMASI ANGGARAN (50 Orang): Rp 10.945.000

4. Estimasi Anggaran untuk 100 Orang

Untuk 100 orang, kita perlu sedikit penyesuaian pada biaya tetap (dokumentasi mungkin butuh 2 orang, sound system lebih besar).

• Biaya Tetap Penyesuaian (untuk 100 orang):
• Biaya Aktivitas/Games: Rp 800.000 (ada penyesuaian hadiah)
• Dokumentasi (1 Fotografer + 1 Videografer): Rp 2.500.000
• Perlengkapan Lain-lain (Sound System lebih besar, Dekorasi, P3K, Name Tag): Rp 2.000.000
• Total Biaya Tetap Baru = Rp 5.300.000
• Biaya Variabel (100 orang x Rp 125.000): Rp 12.500.000
• Biaya Tetap (Disesuaikan): Rp 5.300.000
• Subtotal: Rp 17.800.000
• Biaya Tak Terduga (10% dari Subtotal): Rp 1.780.000

-----

• TOTAL ESTIMASI ANGGARAN (100 Orang): Rp 19.580.000

Ringkasan Estimasi Anggaran (Disurvei Lokal Kendari 2025)

Jumlah Peserta	Biaya Variabel	Biaya Tetap	Subtotal	Biaya Tak Terduga (10%)	Total Estimasi Anggaran
20 Orang	Rp 2.500.000	Rp 3.700.000	Rp 6.200.000	Rp 620.000	Rp 6.820.000
30 Orang	Rp 3.750.000	Rp 3.700.000	Rp 7.450.000	Rp 745.000	Rp 8.195.000
50 Orang	Rp 6.250.000	Rp 3.700.000	Rp 9.950.000	Rp 995.000	Rp 10.945.000
100 Orang	Rp 12.500.000	Rp 5.300.000	Rp 17.800.000	Rp 1.780.000	Rp 19.580.000

Ekspor ke Spreadsheet

Catatan Penting untuk Akurasi:

1. Harga Dinamis: Harga yang saya temukan di internet adalah data yang sudah ada. Harga di tahun 2025 bisa saja sedikit lebih tinggi karena inflasi atau penyesuaian pasar.
2. Variasi Vendor: Harga sangat bergantung pada kualitas dan reputasi vendor (catering, fotografer). Akan lebih baik jika panitia melakukan survei langsung ke beberapa penyedia di Kendari untuk mendapatkan penawaran terbaik.
3. Pilihan Paket: Hotel seringkali menawarkan paket Family Gathering yang sudah termasuk lokasi, konsumsi, dan beberapa aktivitas. Ini bisa jadi pilihan yang lebih praktis, meskipun mungkin terlihat lebih mahal di awal.
4. Akomodasi: Estimasi ini tidak termasuk biaya akomodasi (menginap). Jika gathering dilakukan di luar kota atau membutuhkan penginapan, biaya akan jauh lebih tinggi.
5. Transportasi: Estimasi ini juga tidak termasuk biaya transportasi peserta ke lokasi. Jika diperlukan bus atau travel, biaya ini harus ditambahkan.
6. Kegiatan Tambahan: Jika ada kegiatan khusus seperti outbound trainer, MC profesional, atau hiburan tambahan, biaya akan meningkat.

Angka-angka di atas memberikan gambaran yang lebih realistis untuk perencanaan awal Family Gathering di Kendari pada tahun 2025, dengan asumsi pilihan yang tidak terlalu mewah namun tetap nyaman dan meriah.

 

Penutup

Dengan tersusunnya proposal dokumentasi perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan manajemen kegiatan Family Gathering ini, besar harapan kami bahwa setiap langkah telah terangkum dengan jelas dan komprehensif. Proses yang telah kita lalui, mulai dari penetapan tujuan, penyusunan anggaran, koordinasi tim, hingga evaluasi menyeluruh, merupakan cerminan dari komitmen kita untuk menyelenggarakan acara yang tak hanya sukses secara operasional, tetapi juga berkesan dan bermakna bagi seluruh anggota keluarga.

Analisis yang disertakan dalam laporan ini, baik melalui pendekatan SWOT maupun risiko, bertujuan untuk memberikan perspektif mendalam mengenai kekuatan yang kita miliki, area yang perlu perbaikan, peluang yang dapat dimanfaatkan, serta potensi tantangan di masa mendatang. Dengan demikian, setiap Family Gathering berikutnya dapat diselenggarakan dengan strategi yang semakin matang dan antisipasi yang lebih baik.

Semoga proposal dokumentasi ini tidak hanya menjadi catatan administratif semata, melainkan juga panduan berharga yang dapat terus digunakan dan disempurnakan untuk setiap kegiatan kebersamaan keluarga di masa depan. Terima kasih atas dedikasi dan kerja keras seluruh pihak yang terlibat, yang telah menjadikan Family Gathering ini momen penuh kehangatan dan kebahagiaan.

 

Owner Pembuat                                                                        Direksi Pelaksana EO,

 

 

 

HAMLIANA., SE                                                                    JUNIRULLAH

CEO.PEMBUAT                                                                       PAW Advertising

www.PEMBUAT.com                                                               Percetakan Group

 

 

 

 

Disetujui Oleh                                       Direksi Koordinasi EO

Pimpinan PT. PRIME                            EO. PT.PRIME

 

 

__________________                           BAPAK FADLI KONSULTAN

Direktur PT.PRIME                               C/Q. EO. PT. PRIME

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

www.PEMBUAT.com